Després de la pandèmia, el concepte digitalització en l'entorn empresarial ha pres una gran rellevància, sent la digitalització documental un dels àmbits en els quals aquesta pràctica està més avançada.

En aquest post ens agradaria parlar sobre un aspecte del qual no es parla sovint, però que és molt definitori a l'hora d'implantar un procés de digitalització documental:
Tots els formats digitals són vàlids per a integrar-se en un circuit d'intercanvi electrònic de documents?

Abans de respondre a aquesta qüestió és necessari anar un pas enrere i plantejar-se què és un document digital.
Un document digital és tot aquell que té un format electrònic, no físic. És a dir, des d'un PDF fins a un fitxer estructurat. Per exemple, si escanegem una factura en paper i la convertim a PDF, aquesta factura passa de ser un document físic a ser un document digital. Al seu torn, també és un document digital una factura creada per un programari de facturació, en format pla, EDI o XML i amb tota la informació estructurada per a ser llegida i processada per altres sistemes informàtics.

Llavors, quina és la diferència entre els uns i els altres?
En aquest punt és quan responem a la qüestió inicial. No existeixen diferències entre documents digitals, o electrònics, ja que en realitat ens estem referint al mateix (documents no físics). La diferència està en el fet que no tots els formats són aptes per a entrar en un circuit d'intercanvi electrònic de documents.

Això no significa que hi hagi un tipus de digitalització més vàlida que una altra. És, simplement, que les seves finalitats són diferents.

Si el que volem és conservar documents creats originàriament en format físic, podem digitalitzar-los i, a més d'assegurar-nos que no es deterioraran, estalviarem espai físic i estarem ajudant el medi ambient. Aquesta pràctica és molt recomanable per a documents com arxius històrics, o documentació administrativa com contractes o escriptures.

Aquest tipus de digitalització deixa de ser vàlida quan necessitem que les dades que contenen els documents en qüestió siguin processades per sistemes automatitzats. Per a això necessitem que les dades puguin ser tractades per aquests sistemas. És a dir, que totes les dades que formen part del document, ja sigui una factura, una ordre de compra, un avís d'expedició, etc, estiguin estructurades i puguin ser processades de manera automàtica en un entorn d'intercanvi electrònic de documents.

Resumint, tots els documents digitals són igual de vàlids i recomanables en pro de la sostenibilitat i la conservació. La qüestió que cal tenir en compte a l'hora de plantejar-se la implantació d'un procés de digitalització és l'ús que es farà d'aquests documents.

A eDiversa Group apostem per la digitalització empresarial en totes les seves formes. Som especialistes en proposar solucions tecnològiques globals per a l'Intercanvi Electrònic de Documents, amb l'objectiu de facilitar les transaccions comercials i logístiques entre empreses de manera sostenible i eficient.