La facturación electrónica se ha convertido en un pilar fundamental para la digitalización empresarial, optimizando procesos y garantizando eficiencia y seguridad. Con la evolución de las leyes y regulaciones en este aspecto, es esencial comprender los términos más relevantes para una correcta implementación. En este artículo, te desglosamos los conceptos más relevantes.
- Conceptos básicos relativos a la Factura Electrónica
Formato no estructurado: se trata de facturas que requieren de intervención manual o de un proceso que no suele estar completamente automatizado. Un ejemplo serían las facturas en papel que han sido escaneadas o aquellas que han sido creadas con programas informáticos como Word o Excel y posteriormente exportadas a PDF. Aunque se trate de documentos considerados digitales, este tipo de formatos no podrán utilizarse una vez entre en vigor la Ley Crea y Crece.
Formato estructurado: se trata de ficheros de datos estructurados que pueden ser procesados por sistemas informáticos, permitiendo que se generen las facturas automáticamente y puedan procesarse a la hora de ser recibidas de la misma forma. Un ejemplo de formatos estructurados son los estándares como EDIFACT o XML (Facturae, UBL, etc). Los formatos estructurados son los que se harán servir para la Factura Electrónica una vez entre en vigor la Ley Crea y Crece.
Factura simple: es una factura con menos datos que una factura ordinaria. Es decir, su contenido es reducido. Substituye al antiguo concepto de ticket y solo se puede emitir cuando su importe, con IVA incluido, no supere los 400€ o hasta 3.000€ en caso de determinados servicios.
Factura completa u ordinaria: es la factura común. En ella aparecen todos los datos relativos a la transacción realizada y no tiene límite de importe. Salvo en las excepciones donde pueda aplicarse la factura simple, siempre se deberá realizar la factura completa, la cual es deducible y aplicable a transacciones fuera del país.
- Conceptos relacionados con la Ley Crea y Crece
Factura electrónica B2B (Business to Business): hace referencia a las transacciones comerciales entre empresas, por lo que las facturas B2B son aquellas facturas que son emitidas por una empresa y dirigidas a otra empresa.
Custodia: es el tiempo que se guardan las facturas en una plataforma, actuando de repositorio. La Ley Crea y Crece establece que los emisores de las facturas deberán facilitar el acceso a los repositorios para que los destinatarios puedan gestionar sus facturas durante un plazo mínimo de 4 años.
Facturae: es uno de los formatos estructurados de factura electrónica. Está creado en lenguaje XML y los datos que contiene se pueden procesar de forma automatizada. Actualmente es el formato más utilizado en España, ya que es el que requiere la Administración Pública para el intercambio de facturas electrónicas.
UBL: Universal Business Language es un formato estructurado de factura electrónica. Está basado en lenguaje XML, por lo que los datos que contiene se procesan de forma automatizada. El UBL es considerado el formato estándar para las operaciones con las Administraciones Públicas europeas. En el último borrador del Reglamento Técnico de la Ley Crea y Crece, se establece UBL como el formato estándar de efactura para la solución pública, desbancando el formato Facturae y alineándose así con el proyecto europeo ViDA.
Interoperabilidad: es la capacidad de los sistemas de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos de forma segura y automática, independientemente de los límites geográficos, políticos u organizativos. Los operadores de las plataformas de facturación electrónica privada tendrán la obligación de interconectarse con cualquier otro proveedor de soluciones de factura electrónica privado que forme parte del sistema español de Factura Electrónica cuando así lo solicite uno de sus clientes.
Soluciones públicas: hace referencia al conjunto de soluciones proporcionadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para servir como infraestructura de facturación electrónica. Permiten la emisión y recepción de facturas electrónicas para aquellos empresarios o profesionales que elijan utilizarlas. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece actuarán como un repositorio universal obligatorio de todas las facturas.
- Conceptos relacionados con la Ley Antifraude
Verifactu: es un sistema de emisión de facturas verificables que nace en el contexto de la Ley Antifraude. Según el RD 1007/2023, todas las facturas electrónicas deberán emitirse a través de un software certificado y los datos de los registros de facturación tendrán que remitirse a la Agencia Tributaria.
SIF: los Sistemas Informáticos de Facturación o softwares de facturación, son aquellas soluciones tecnológicas diseñadas para gestionar electrónicamente el proceso de facturación de las empresas. Para ser homologados deben cumplir con los requisitos técnicos definidos en el Real Decreto 1007/2023.
Trazabilidad: es el procedimiento por el cual se puede identificar la trayectoria y estado de un documento electrónico en cualquier momento de su proceso de gestión, desde su creación hasta su entrega al destinatario. Es uno de los requisitos indispensables que deben cumplir los programas de facturación según la Ley Antifraude y el borrador del reglamento técnico de la Ley Crea y Crece.
Estandarización: es el proceso de ajustar o adaptar las características de un procedimiento con el objetivo de que estas se asemejen a un tipo, modelo o norma en común. Verifactu quiere obtener la estandarización de los registros de facturación.
Inalterabilidad: se refiere a la no alteración o cambio de estado. La Ley Antifraude y Verifactu buscan la no alteración de las facturas y la eliminación de la doble contabilidad. Cualquier modificación o rectificación de una factura quedará reflejada mediante este nuevo sistema establecido por la Ley Antifraude.
Código QR: se trata de un código de verificación incluido en las facturas, que permite su cotejo en la sede electrónica de la AEAT. A partir de la entrada en vigor de la Ley, las facturas deberán incluir un QR que permita su verificación.
Hash: es una huella digital única e irrepetible, representada por una cadena alfanumérica de longitud fija, que se genera a partir de un conjunto de datos. En facturación electrónica, el hash garantiza la integridad y trazabilidad de los registros y permite verificar que la información de dichos registros no ha sido manipulada.
Registro de alta de facturación: resumen informático del contenido de la factura que, además de tener un contenido fijo, también tiene una estructura definida en la Orden Ministerial de Verifactu.
Registro de eventos: esto se aplica solamente a sistemas No Verifactu. Se trata de un registro específico que documenta eventos importantes en el sistema de facturación, tales como anomalías detectadas en la integridad de los registros.
Remisión de datos: se trata del envío de los datos y registros de facturación a la Agencia Tributaria. Según establece Verifactu, estos se deben enviar a través de un sistema seguro y estandarizado, con unos requisitos concretos, y servirá tanto para el envío voluntario o en respuesta a requerimientos de la AEAT.
- Otros conceptos esenciales
FACe: es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado (FACe) y permite el envío de facturas electrónicas a los organismos de las AAPP inscritas en este el sistema. Así se facilita el envío de las facturas a los proveedores y unifica el formato de éstas. Para las AAPP que no disponen de un punto de entrada de facturas, el proceso se realiza incluyendo el código DIR3 de dicha administración como oficina contable, como órgano gestor y como unidad tramitadora.
FACeB2B: es la plataforma de distribución de facturas electrónicas que el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital pone a disposición de los operadores económicos y particulares para habilitar la remisión de facturas entre subcontratistas y contratistas de los contratos del Sector Público.
REU: el Registro Electrónico Único permite la remisión de facturas de los subcontratistas a los contratistas principales en el marco de una Contratación Pública. Es necesario que las facturas pasen por el REU para cumplir con la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
OCR: el Reconocimiento Óptico de Caracteres es un sistema de digitalización que, a partir de la imagen de un texto, identifica de forma automática símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto y los almacena como datos. De esta manera, podremos interactuar con dichos datos mediante un programa de edición de texto o similar.
ViDA: Vat in Digital Age es el proyecto de la UE para armonizar las declaraciones de IVA de todos los estados miembro para poder controlar los movimientos comerciales de las empresas eficazmente. Pretende establecer la Factura Electrónica como eje y está previsto para 2028.
La Factura Electrónica se encuentra en plena evolución, ya que se está estableciendo para quedarse. Conocer estos conceptos te ayudará a estar al día de la normativa vigente y de las mejores prácticas para aplicarla. No obstante, también puede resultar un poco abrumador, por lo que si necesitas ayuda para adaptar tu empresa a estos cambios puedes contactarnos sin compromiso. En Ediversa Group contamos con soluciones a medida para cada negocio, ofreciendo una gestión eficiente y segura de la facturación electrónica.