La facturació electrònica s'ha convertit en un pilar fonamental per a la digitalització empresarial, optimitzant processos i garantint eficiència i seguretat. Amb l'evolució de les lleis i regulacions en aquest aspecte, és essencial comprendre els termes més rellevants per a una correcta implementació. En aquest article, et desglossem els conceptes més rellevants.
- Conceptes bàsics relatius a la Factura Electrònica
Format no estructurat: es tracta de factures que requereixen intervenció manual o d'un procés que no sol estar completament automatitzat. Un exemple serien les factures en paper que han estat escanejades o aquelles que han estat creades amb programes informàtics com Word o Excel i posteriorment exportades a PDF. Encara que es tracti de documents considerats digitals, aquest tipus de formats no podran utilitzar-se una vegada entri en vigor la Ley Crea y Crece.
Format estructurat: es tracta de fitxers de dades estructurades que poden ser processats per sistemes informàtics, cosa que permet que es generin les factures automàticament i puguin processar-se a l'hora de ser rebudes de la mateixa forma. Un exemple de formats estructurats són els estàndards com EDIFACT o XML (Facturae, UBL, etc). Els formats estructurats són els que es faran servir per a la Factura Electrònica una vegada entri en vigor la Ley Crea y Crece.
Factura simple: és una factura amb menys dades que una factura ordinària. És a dir, el seu contingut és reduït. Substitueix a l'antic concepte de tiquet i només es pot emetre quan el seu import, amb IVA inclòs, no superi els 400 € o fins a 3.000 € en cas de determinats serveis.
Factura completa o ordinària: és la factura comuna. En ella apareixen totes les dades relatives a la transacció realitzada i no té límit d'import. Tret de les excepcions on es pugui aplicar la factura simple, sempre s'haurà de realitzar la factura completa, la qual és deduïble i aplicable a transaccions fora del país.
- Conceptes relacionats amb la Ley Crea y Crece
Factura electrònica B2B (Business to Business): fa referència a les transaccions comercials entre empreses, per la qual cosa les factures B2B són aquelles factures que són emeses per una empresa i dirigides a una altra empresa.
Custòdia: és el temps que es guarden les factures en una plataforma, actuant de repositori. La Ley Crea y Crece estableix que els emissors de les factures hauran de facilitar l'accés als repositoris perquè els destinataris puguin gestionar les seves factures durant un termini mínim de 4 anys.
Facturae: és un dels formats estructurats de factura electrònica. Està creat en llenguatge XML i les dades que conté es poden processar de manera automatitzada. Actualment, és el format més utilitzat a Espanya, ja que és el que requereix l'Administració Pública per a l'intercanvi de factures electròniques.
UBL: Universal Business Language és un format estructurat de factura electrònica. Està basat en llenguatge XML, per la qual cosa les dades que conté es processen de manera automatitzada. El UBL és considerat el format estàndard per a les operacions amb les administracions públiques europees. En l'últim esborrany del Reglament Tècnic de la Ley Crea y Crece, s'estableix UBL com el format estàndard d'e-factura per a la solució pública, desbancant el format Facturae i alineant-se així amb el projecte europeu ViDA.
Interoperabilitat: és la capacitat dels sistemes de compartir dades i possibilitar l'intercanvi d'informació i coneixement entre ells de manera segura i automàtica, independentment dels límits geogràfics, polítics o organitzatius. Els operadors de les plataformes de facturació electrònica privada tindran l'obligació d'interconnectar amb qualsevol altre proveïdor de solucions de factura electrònica privat que formi part del sistema espanyol de Factura Electrònica quan així ho sol·liciti un dels seus clients.
Solucions públiques: fa referència al conjunt de solucions proporcionades per l'Agència Estatal d'Administració Tributària per a servir com a infraestructura de facturació electrònica. Permeten l'emissió i recepció de factures electròniques per a aquells empresaris o professionals que escullin utilitzar-les. Amb l'entrada en vigor de la Ley Crea y Crece actuaran com un repositori universal obligatori de totes les factures.
- Conceptes relacionats amb la Ley Antifraude
Verifactu: és un sistema d'emissió de factures verificables que neix en el context de la Ley Antifraude. Segons l'RD 1007/2023, totes les factures electròniques hauran d'emetre's a través d'un programari certificat i les dades dels registres de facturació hauran de remetre's a l'Agència Tributària.
SIF: els Sistemes Informàtics de Facturació o softwares de facturació, són aquelles solucions tecnològiques dissenyades per a gestionar electrònicament el procés de facturació de les empreses. Per a ser homologats han de complir amb els requisits tècnics definits al RD 1007/2023.
Traçabilitat: és el procediment pel qual es pot identificar la trajectòria i estat d'un document electrònic en qualsevol moment del seu procés de gestió, des de la seva creació fins al seu lliurament al destinatari. És un dels requisits indispensables que han de complir els programes de facturació segons la Ley Antifraude i l'esborrany del reglament tècnic de la Ley Crea y Crece.
Estandardització: és el procés d'ajustar o adaptar les característiques d'un procediment amb l'objectiu que aquestes s'assemblin a un tipus, model o norma en comú. Verifactu vol obtenir l'estandardització dels registres de facturació.
Inalterabilitat: es refereix a la no alteració o canvi d'estat. La Ley Antifraude i Verifactu busquen la no alteració de les factures i l'eliminació de la doble comptabilitat. Qualsevol modificació o rectificació d'una factura quedarà reflectida mitjançant aquest nou sistema establert per la Ley Antifraude.
Codi QR: es tracta d'un codi de verificació inclòs en les factures, que permet el seu acarament a la seu electrònica de l'AEAT. A partir de l'entrada en vigor de la llei, les factures hauran d'incloure un QR que permeti la seva verificació.
Hash: és una empremta digital única i irrepetible, representada per una cadena alfanumèrica de longitud fixa, que es genera a partir d'un conjunt de dades. En facturació electrònica, el hash garanteix la integritat i la traçabilitat dels registres i permet verificar que la informació d'aquests registres no ha estat manipulada.
Registre d'alta de facturació: resum informàtic del contingut de la factura que, a més de tenir un contingut fix, també té una estructura definida en l'Ordre Ministerial de Verifactu.
Registre d'esdeveniments: això s'aplica només a sistemes No Verifactu. Es tracta d'un registre específic que documenta esdeveniments importants en el sistema de facturació, com ara anomalies detectades en la integritat dels registres.
Remissió de dades: es tracta de l'enviament de les dades i registres de facturació a l'Agència Tributària. Segons estableix Verifactu, aquestes s'han d'enviar a través d'un sistema segur i estandarditzat, amb uns requisits concrets, i servirà tant per a l'enviament voluntari o en resposta a requeriments de l'AEAT.
- Altres conceptes essencials
FACe: és el Punt General d'Entrada de Factures de l'Administració General de l'Estat (FACe) i permet l'enviament de factures electròniques als organismes de les AAPP inscrites a aquest sistema. Així es facilita l'enviament de les factures als proveïdors i unifica el format d'aquestes. Per a les AAPP que no disposen d'un punt d'entrada de factures, el procés es realitza incloent el codi DIR3 d'aquesta administració com a oficina comptable, com a òrgan gestor i com a unitat tramitadora.
FACeB2B: és la plataforma de distribució de factures electròniques que el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital posa a la disposició dels operadors econòmics i particulars per a habilitar la remissió de factures entre subcontractistes i contractistes dels contractes del Sector Públic.
REU: el Registre Electrònic Únic permet la remissió de factures dels subcontractistes als contractistes principals en el marc d'una Contractació Pública. És necessari que les factures passin pel REU per a complir amb la Llei 9/2017, de 8 de novembre, de Contractes del Sector Públic.
OCR: el Reconeixement Òptic de Caràcters és un sistema de digitalització que, a partir de la imatge d'un text, identifica de manera automàtica símbols o caràcters que pertanyen a un determinat alfabet i els emmagatzema com a dades. D'aquesta manera, podrem interactuar amb aquestes dades mitjançant un programa d'edició de text o similar.
Vida: Vat in Digital Age és el projecte de la UE per a harmonitzar les declaracions de l'IVA de tots els estats membre per a poder controlar els moviments comercials de les empreses eficaçment. Pretén establir la Factura Electrònica com a eix i està previst per a 2028.
La Factura Electrònica es troba en plena evolució, ja que s'està establint per a quedar-se. Conèixer aquests conceptes t'ajudarà a estar al dia de la normativa vigent i de les millors pràctiques per a aplicar-la. No obstant això, també pot resultar una mica aclaparador, per la qual cosa si necessites ajuda per a adaptar la teva empresa a aquests canvis pots contactar amb nosaltres sense compromís. A Ediversa Group comptem amb solucions a mida per a cada negoci, oferint una gestió eficient i segura de la facturació electrònica.