Definición de Factura Electrónica
Para poder definir el concepto de Factura Electrónica, primero aclararemos qué es una factura en sí.
Una factura es un documento comercial que sirve como justificante de la entrega de bienes o de presentación de servicios. Ésta sirve de comprobante legal de una compra o venta y le da validez fiscal. La factura no solo sirve de justificante de compra para los clientes, sino que también es necesaria para mantener a Hacienda informada de las transacciones comerciales.
De esta manera, entendemos como Factura Electrónica aquella factura que se emite y se recibe en formato electrónico. Actualmente, todas las facturas, tanto las tradicionales como las electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre.
El pasado mes de setiembre se publicó en el BOE la Ley de Creación y Crecimiento empresarial, que toma como medida estrella la implementación obligatoria de la Factura Electrónica para las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. No obstante, dicha legislación aún se encuentra a la espera de la publicación del reglamento técnico.
Ventajas de la Factura Electrónica
En el marco de la digitalización empresarial, la Factura Electrónica es una de las palancas clave para el cambio. Esto se debe a los múltiples beneficios que aporta a las compañías. A continuación, nombramos algunos de los más destacados:
Tipos de Factura Electrónica
A rasgos generales, una de las clasificaciones que podemos hacer en cuanto a facturas electrónicas es la siguiente:
Formato no-estructurado: éstas son facturas que requieren de intervención manual o de un proceso que no suele estar completamente automatizado. Un ejemplo serían las facturas en papel que han sido escaneadas o aquellas que han sido creadas con programas informáticos como Word o Excel y posteriormente exportadas a PDF.
Formato estructurado: se trata de ficheros de datos estructurados que pueden ser procesados por sistemas informáticos, permitiendo de esta manera que se puedan generar las facturas automáticamente y puedan procesarse a la hora de ser recibidas de la misma forma. Un ejemplo de formatos estructurados son los estándares como EDIFACT o XML (Facturae, UBL, etc).
Está previsto que, de estos dos tipos de facturas, solamente las de formato estructurado cumplan con lo establecido en la nueva Ley Crea y Crece. No obstante, estamos a la espera de la publicación del reglamento para conocer los detalles definitivos.
¿Cómo debe ser una Factura Electrónica?
Para ser válida y legal, una Factura Electrónica debe cumplir con unos requisitos específicos que detallamos a continuación:
Creación y envío: para poder emitir facturas en formato electrónico, las empresas deben disponer de un mecanismo para su creación y de un sistema para su transmisión a los destinatarios. También existe la opción de contar con una empresa prestadora de servicios de facturación electrónica, como eDiversa Group, que te ayudará en todo este proceso de transformación digital.
Firma digital: siguiendo la normativa vigente, todas las facturas deben estar firmadas digitalmente a través de los mecanismos establecidos.
Formato: acorde a la nueva Ley Crea y Crece, todo apunta a que las facturas electrónicas deberán tener un formato estructurado. Los más comunes son EDIFACT y XML (Facturae o UBL entre otros). Esto permitirá la integración automática de los datos para su contabilización. No obstante, tal y como hemos dicho anteriormente, la publicación del reglamento definirá los formatos válidos definitivos.
Contenido: las facturas electrónicas deben contener la fecha de expedición de la factura y, en caso de ser distinta, la fecha en que se hayan efectuado las operaciones. Es necesario identificar el número de factura y número de serie (éste último solo si hace falta), así como los datos fiscales del emisor (Razón social, domicilio, NIF). Además, requieren una descripción de las operaciones para determinar el IVA o IRPF correspondiente, detallar el precio unitario de las operaciones sin impuesto, el tipo impositivo aplicable y la cuota tributaria.
Si aún te han quedado dudas sobre la Factura Electrónica, desde eDiversa Group, como proveedor experto en servicios de facturación electrónica, podemos ayudarte a resolverlas.
Estaremos encantados de echarte una mano.
Contactar
El pasado mes de setiembre se publicó en el BOE la Ley de Creación y Crecimiento empresarial, que toma como medida estrella la implementación obligatoria de la Factura Electrónica para las transacciones comerciales entre empresas y autónomos. No obstante, dicha legislación aún se encuentra a la espera de la publicación del reglamento técnico.
Ventajas de la Factura Electrónica
En el marco de la digitalización empresarial, la Factura Electrónica es una de las palancas clave para el cambio. Esto se debe a los múltiples beneficios que aporta a las compañías. A continuación, nombramos algunos de los más destacados:
- Más productividad de los departamentos clave.
- Integración con los sistemas de gestión.
- Más seguridad y rapidez en las transacciones.
- Optimización de procesos administrativos, ahorrando tiempo y recursos.
- Mejora la visibilidad y la trazabilidad de las operaciones.
- Más control del estado de los documentos.
- Eliminación de los errores humanos.
- Reducción del tiempo medio de validación.
- Reducción del impacto medioambiental.
Tipos de Factura Electrónica
A rasgos generales, una de las clasificaciones que podemos hacer en cuanto a facturas electrónicas es la siguiente:
Formato no-estructurado: éstas son facturas que requieren de intervención manual o de un proceso que no suele estar completamente automatizado. Un ejemplo serían las facturas en papel que han sido escaneadas o aquellas que han sido creadas con programas informáticos como Word o Excel y posteriormente exportadas a PDF.
Formato estructurado: se trata de ficheros de datos estructurados que pueden ser procesados por sistemas informáticos, permitiendo de esta manera que se puedan generar las facturas automáticamente y puedan procesarse a la hora de ser recibidas de la misma forma. Un ejemplo de formatos estructurados son los estándares como EDIFACT o XML (Facturae, UBL, etc).
Está previsto que, de estos dos tipos de facturas, solamente las de formato estructurado cumplan con lo establecido en la nueva Ley Crea y Crece. No obstante, estamos a la espera de la publicación del reglamento para conocer los detalles definitivos.
¿Cómo debe ser una Factura Electrónica?
Para ser válida y legal, una Factura Electrónica debe cumplir con unos requisitos específicos que detallamos a continuación:
Creación y envío: para poder emitir facturas en formato electrónico, las empresas deben disponer de un mecanismo para su creación y de un sistema para su transmisión a los destinatarios. También existe la opción de contar con una empresa prestadora de servicios de facturación electrónica, como eDiversa Group, que te ayudará en todo este proceso de transformación digital.
Firma digital: siguiendo la normativa vigente, todas las facturas deben estar firmadas digitalmente a través de los mecanismos establecidos.
Formato: acorde a la nueva Ley Crea y Crece, todo apunta a que las facturas electrónicas deberán tener un formato estructurado. Los más comunes son EDIFACT y XML (Facturae o UBL entre otros). Esto permitirá la integración automática de los datos para su contabilización. No obstante, tal y como hemos dicho anteriormente, la publicación del reglamento definirá los formatos válidos definitivos.
Contenido: las facturas electrónicas deben contener la fecha de expedición de la factura y, en caso de ser distinta, la fecha en que se hayan efectuado las operaciones. Es necesario identificar el número de factura y número de serie (éste último solo si hace falta), así como los datos fiscales del emisor (Razón social, domicilio, NIF). Además, requieren una descripción de las operaciones para determinar el IVA o IRPF correspondiente, detallar el precio unitario de las operaciones sin impuesto, el tipo impositivo aplicable y la cuota tributaria.
Si aún te han quedado dudas sobre la Factura Electrónica, desde eDiversa Group, como proveedor experto en servicios de facturación electrónica, podemos ayudarte a resolverlas.
Estaremos encantados de echarte una mano.
Contactar
Noticias relacionadas
Firma Electrónica: tipos y características
eDiversa Group nació con unos propósitos muy marcados, uno de ellos es el de ayudar a nuestros clientes en sus procesos de digitalización como herramienta para mejorar su productividad, así como reducir la huella medioambiental. Uno de los primeros avances en este campo fue la firma electrónica. Ahora, con la inminente entrada en vigor de la Factura Electrónica obligatoria para empresas y autónomos la firma electrónica juega un papel crucial.
